Téléphonie IP en entreprise : avantages et étapes pour réussir sa migration
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Ces dernières années ont profondément accéléré la transformation numérique des entreprises. Hyperconnectivité, nouveaux usages professionnels, travail à distance et développement des services cloud poussent les entreprises à faire évoluer leurs outils pour gagner en flexibilité, en performance et en productivité.
La téléphonie n’échappe pas à cette transformation. Longtemps basée sur des infrastructures analogiques et des standards téléphoniques traditionnels, elle évolue progressivement vers des solutions de téléphonie IP et de téléphonie Cloud.
Mais par où commencer lorsque l’on souhaite moderniser son installation téléphonique ? Et surtout, comment migrer vers une solution de téléphonie IP sans remettre en cause l’ensemble de son infrastructure ?
Dans cet article, nous vous expliquons les avantages de la téléphonie IP en entreprise et les principales étapes à prendre en compte pour réussir votre migration.
Pourquoi passer à la téléphonie IP en entreprise ?
La téléphonie IP (VoIP) utilise le protocole Internet pour acheminer les communications vocales. Elle permet ainsi de faire converger la téléphonie avec le réseau informatique de l’entreprise et offre davantage de souplesse qu’une installation téléphonique traditionnelle.
Au-delà de la technologie, cette évolution répond à des besoins très concrets : réduire les coûts, faciliter la mobilité des collaborateurs, simplifier la gestion des installations et faire évoluer plus facilement son système téléphonique.
Une installation téléphonique plus simple et plus flexible
La téléphonie IP s’appuie sur le réseau IP de l’entreprise. Lorsqu’une infrastructure réseau adaptée est déjà en place, il est donc possible de limiter les travaux de câblage et de simplifier l’installation des postes téléphoniques.
La voix et les données peuvent circuler sur la même infrastructure réseau, sous réserve que celle-ci soit correctement dimensionnée et configurée pour garantir la qualité des communications.
Et lorsque l’entreprise dispose encore de certains équipements ou lignes analogiques, une migration complète n’est pas toujours nécessaire. Une passerelle analogique peut permettre de conserver certains équipements existants et de les intégrer à la nouvelle architecture IP.
Cette approche permet de moderniser progressivement l’installation, sans forcément remplacer l’intégralité des équipements dès le départ.
Des coûts de téléphonie mieux maîtrisés
La téléphonie IP peut également contribuer à réduire et mieux maîtriser les coûts de communication.
Lorsque plusieurs établissements ou sites sont interconnectés, les communications internes peuvent être intégrées au réseau de l’entreprise et ne sont plus nécessairement facturées comme des appels classiques.
Pour les appels externes, les conditions tarifaires dépendent de l’opérateur et de l’offre choisie. Certaines solutions proposent notamment une facturation à la seconde, sans forfait imposé ni frais de mise en relation.
La téléphonie IP est ainsi particulièrement intéressante pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs abonnements téléphoniques et disposer d’une meilleure visibilité sur leurs dépenses.
Une téléphonie adaptée à la mobilité
Avec la téléphonie IP, le poste téléphonique n’est plus nécessairement associé à une ligne physique.
Les collaborateurs peuvent, selon la solution retenue, retrouver leurs fonctionnalités téléphoniques depuis différents supports : téléphone IP, ordinateur, application mobile ou autre équipement connecté.
Cette souplesse facilite notamment le travail à distance, la mobilité des collaborateurs et le fonctionnement de plusieurs sites, tout en permettant de conserver son numéro professionnel.
Une gestion et une supervision simplifiées
Une solution de téléphonie IP peut être supervisée et administrée à distance par l’opérateur ou le prestataire qui l’exploite.
Cette supervision permet notamment de suivre l’état des équipements et des services, d’identifier plus rapidement certaines anomalies et de faciliter les opérations de maintenance.
Pour l’entreprise, l’objectif est simple : disposer d’une installation téléphonique plus facile à administrer et d’un interlocuteur capable de prendre en charge les différents éléments de la solution.
Un système téléphonique évolutif
L’un des principaux avantages de la téléphonie IP est son évolutivité.
Ajouter un poste, modifier une configuration, créer un utilisateur ou faire évoluer l’organisation téléphonique est généralement plus simple qu’avec une installation traditionnelle.
Cette souplesse est particulièrement utile lorsque l’entreprise se développe, déménage, ouvre un nouveau site ou fait évoluer son organisation.
Des fonctionnalités téléphoniques plus nombreuses
La convergence IP permet également d'accéder à de nombreuses fonctionnalités qui dépassent le simple appel téléphonique.
Selon la solution choisie, il est par exemple possible de bénéficier de :
- la messagerie vocale accessible depuis différents supports ;
- la notification des appels manqués ;
- la gestion des appels depuis un ordinateur ou un smartphone ;
- le transfert et la redirection des appels ;
- le Click2Call depuis un site internet ou une application ;
- des numéros géographiques ou internationaux ;
- un menu vocal interactif pour améliorer l’accueil téléphonique ;
- l’intégration avec certains outils métiers ou logiciels de gestion.
Le choix des fonctionnalités doit cependant être réalisé en fonction des usages réels de l’entreprise, plutôt que d’accumuler des services qui ne seront pas utilisés.
Comment réussir sa migration vers la téléphonie IP ?
Passer à la téléphonie IP ne consiste pas simplement à remplacer ses anciens téléphones par des postes IP.
La réussite d’un projet de migration téléphonique repose avant tout sur une bonne connaissance de l’existant et sur l’adéquation entre les équipements, le réseau, les abonnements et les besoins des utilisateurs.
Plusieurs étapes sont donc à anticiper.
1. Vérifier la qualité de votre réseau et de votre connexion Internet
La qualité du réseau est essentielle au bon fonctionnement de la téléphonie IP.
Avant toute migration, il est important de vérifier la capacité et la disponibilité de l’infrastructure réseau ainsi que la qualité de l’accès Internet.
Une connexion professionnelle adaptée, associée si nécessaire à une solution de secours (back-up), permet de renforcer la disponibilité du service.
Il faut également s’assurer que le réseau local est correctement dimensionné pour faire cohabiter les différents flux : téléphonie, informatique, Wi-Fi, vidéosurveillance, etc.
2. Auditer votre installation téléphonique existante
Avant de choisir une nouvelle solution, il est indispensable de faire l’état de l’existant.
L’audit téléphonique permet notamment de recenser :
- les abonnements et numéros existants ;
- les équipements téléphoniques ;
- le standard téléphonique ;
- les lignes analogiques encore utilisées ;
- les équipements raccordés au réseau téléphonique ;
- les éventuelles lignes ou installations spécifiques.
Cette étape est particulièrement importante dans le contexte de la fin progressive du réseau téléphonique commuté (RTC).
Certains équipements ne sont en effet pas utilisés pour téléphoner au quotidien, mais reposent encore sur une connexion analogique ou sur une architecture téléphonique traditionnelle. Il peut s’agir, par exemple, de certains dispositifs d’appel d’urgence, de lignes d’ascenseur ou d’équipements spécifiques.
L’objectif est donc de ne rien oublier lors de la migration.
3. Identifier les équipements analogiques à conserver
La migration vers la téléphonie IP ne signifie pas nécessairement que tous les équipements existants doivent être remplacés.
Dans certains cas, une passerelle analogique permet de conserver temporairement ou durablement certains équipements et de les intégrer à la nouvelle infrastructure IP.
Cette solution peut notamment être pertinente lorsque le remplacement immédiat de l’ensemble des équipements serait trop coûteux ou techniquement injustifié.
Un audit précis permet de déterminer quels équipements doivent être remplacés, lesquels peuvent être conservés et comment les raccorder à la nouvelle architecture.
4. Choisir une solution de téléphonie adaptée à vos besoins
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en matière de téléphonie.
Le choix des équipements et des fonctionnalités doit donc tenir compte du nombre d’utilisateurs, de leur mobilité, de l’organisation des services et du nombre de sites.
Pour des collaborateurs très mobiles, par exemple, une solution permettant d’utiliser la téléphonie depuis un ordinateur ou un smartphone pourra être privilégiée.
Pour d’autres usages, des postes IP classiques, des combinés DECT ou des équipements spécifiques pourront être plus adaptés.
Le choix porte également sur le modèle économique : achat des équipements, location ou mise à disposition, selon les offres proposées par l’opérateur.
5. Faire évoluer le standard téléphonique
Le passage à la téléphonie IP est également l’occasion de faire évoluer le standard téléphonique de l’entreprise.
Selon l’architecture retenue, le PABX traditionnel peut être remplacé par un IPBX, qui assure la gestion des communications sur le réseau IP.
Mais une migration vers la téléphonie IP ne signifie pas systématiquement qu’il faut supprimer tous les équipements existants. Dans certaines configurations, des passerelles ou des solutions hybrides permettent d’assurer une transition progressive entre l’ancien système et la nouvelle architecture.
L’enjeu est avant tout de construire une solution cohérente avec l’infrastructure existante et les besoins de l’entreprise.
Téléphonie IP, VoIP ou téléphonie Cloud : quelle solution choisir ?
Les termes téléphonie IP, VoIP et téléphonie Cloud sont souvent utilisés comme des synonymes, alors qu’ils ne désignent pas exactement la même chose.
La VoIP désigne avant tout la technologie permettant de transporter la voix sur un réseau IP. La téléphonie IP désigne plus largement les systèmes téléphoniques reposant sur cette technologie.
La téléphonie Cloud va plus loin en s’appuyant sur des services téléphoniques hébergés et administrés à distance. Elle permet notamment de limiter les équipements présents dans l’entreprise et de faire évoluer plus facilement les services.
Le choix entre ces différentes architectures dépend donc de l’existant, des besoins, du niveau de mobilité souhaité et du mode d’exploitation recherché.
Une migration téléphonique réussie commence par un audit
La téléphonie IP offre aujourd’hui de nombreux avantages en matière de flexibilité, d’évolutivité et de gestion des coûts. Mais la technologie ne suffit pas à elle seule à garantir la réussite d’une migration.
Avant de changer son standard, ses abonnements ou ses téléphones, il est essentiel de prendre le temps d’analyser l’existant : qualité du réseau, connexion Internet, équipements, lignes analogiques, numéros, usages et besoins des utilisateurs.
Avec la fin programmée du RTC, il est tout à fait rationnel de s'orienter vers des solutions alternatives favorisant la convergence IP. Il est aussi important de se faire accompagner par un professionnel afin de mener à bien votre projet de migration.
L’accompagnement d’un opérateur ou d’un professionnel des télécommunications permet surtout de choisir la bonne architecture et d’éviter les mauvaises surprises au moment du basculement.
Chez Ipéfix, nous commençons par auditer votre installation téléphonique, vos lignes et vos abonnements afin de vous proposer une solution adaptée à votre infrastructure et à vos usages.
